Timemanagement verwijst naar het proces van plannen en beheren van de tijd die je hebt om taken en activiteiten effectief en efficiënt uit te voeren. Het omvat het stellen van doelen, prioriteren van taken, en het gebruik van verschillende tools en technieken om je tijd optimaal te benutten.

Slim timemanagement is gericht op het efficiënt gebruiken van je tijd om productiever te zijn, goede prioriteiten te kunnen stellen in je werk en een betere balans tussen werk en privé te bereiken.

In deze reader lopen we drie onderwerpen langs: timemanagement, prioriteiten stellen in je werk en slim agendabeheer. In de reader vind je tips en tricks die je kunt toepassen in je werk. De totale leestijd is ongeveer 30 minuten (exclusief de filmpjes).

We beginnen met vier concrete voorbeelden en acties voor slim timemanagement. Maar voordat je de hieronder bekeken tips langsloopt, kijk eerst eens het volgende filmpje op YouTube: (56) De vijf beste ideeën uit GRIP - YouTube (5 minuten).

1 Prioriteiten stellen:

Voor het begin van de dag of week, maak een lijst van taken en prioriteer ze op basis van urgentie en belangrijkheid. Focus op de belangrijkste taken. Hoe herken je deze? De belangrijkste taken zijn taken waarvan anderen ook afhankelijk zijn. Heb je bijvoorbeeld een deadline voor het aanleveren van een stuk aan een collega? Dan gaat die voor op een dossier dat je nog moet doornemen maar waarvan de deadline de week erna pas is. Over het goed prioriteitenstellen komen we laten in de reader nog terug.

2 Gebruik de Pomodoro-techniek:

Een tweede tip om slim en efficiënt te werken is gebruik maken van de Pomodoro techniek. De pomodoro techniek is als volgt: verdeel je werktijd in blokken, bijvoorbeeld 25 minuten werk gevolgd door 5 minuten pauze. Na vier van deze blokken neem je een langere pauze. Dit helpt om gefocust te blijven en voorkomt overmatige vermoeidheid.

Wil je dieper in de techniek duiken? Bekijk dan eens: Pomodoro techniek: productiviteit dankzij een tomaat | Tijdwinst.com (timemanagement.nl). Op deze website staat de hele techniek verder uitgelegd inclusief leuke filmpjes die je op weg helpen.

3 Elimineer afleidingen:

Identificeer en elimineer bronnen van afleiding tijdens je werkuren. Dit kan het uitzetten van meldingen op je telefoon zijn, het blokkeren van niet-relevante websites, of het vinden van een stille werkplek. Met name telefoongebruik en de meldingen of trillingen die hierdoor binnenkomen leiden ons veel af en halen ons uit de concentratie. Kortom: moet je focus aanbrengen, mobiel op stil! TikTok, Snap en Insta komen daarna wel weer :)

4 Batchtaken:

Dit is een van de belangrijkste tips om doelmatig te werken: de batchtaken methode. Groepeer vergelijkbare taken en voer ze in één keer uit. Bijvoorbeeld, beantwoord al je e-mails in één batch in plaats van ze gedurende de dag te verspreiden. Dit minimaliseert de contextwisseling en verhoogt de productiviteit. In aanvulling hierop is het slim om met de lastigste taak te beginnen. Op het begin van de dag ben je vaak het scherpst en zit de concentratie nog hoog. Bovendien ben je op die manier van de lastige of vervelendste taak af!

Slim timemanagement draait om het bewust kiezen van de meest effectieve strategieën om je tijd te beheren. Het gaat niet alleen om hard werken, maar ook om slim werken en prioriteiten stellen die aansluiten bij je doelen.

Kijk voor nog meer interessante tips eens het volgende filmpje van een Harvard professor: (56) How to Become More Productive at Work - YouTube (7 minuten)