We zouden nog terugkomen op het onderwerp prioriteiten stellen. Hieronder nemen we je mee in een aantal voorbeelden van hoe je effectief prioriteiten kunt stellen, samen met concrete acties.

Voordat je de onderstaande tips en acties doorloopt, kijk eerst een het volgende filmpje ter inspiratie: (56) PRIORITEITEN stellen - doe niet meer maar mínder - YouTube (6 minuten).

1 Eisen van urgentie en belangrijkheid: de Eisenhower-matrix

De Eisenhower-matrix is een tool voor taakbeheer die je helpt je taken te organiseren en prioriteren op urgentie en belang. Wanneer je deze techniek gebruikt, verdeel je de taken in vier vakken gebaseerd op de taken die je eerst gaat doen, welke taken je voor later plant, welke taken je eventueel delegeert en welke taken je verwijdert.

Voor een mooi voorbeeld kun je een kijkje nemen op: De Eisenhower-matrix: Uw takenlijst prioriteren [2022] • Asana. Hier staat nog meer info over wat de matrix is en hoe deze je kan helpen bij het aanbrengen van prioriteiten. Of kijk het volgende filmpje (56) The Eisenhower matrix: How to manage your tasks with EISENHOWER - YouTube (2 minuten) of deze leuke: (56) The Eisenhower Matrix - YouTube (3 minuten)

Actie: Identificeer welke taken onmiddellijke aandacht vereisen (urgent en belangrijk), welke gepland kunnen worden, welke gedelegeerd kunnen worden, en welke je mogelijk kunt elimineren. Doe dit uiteraard waar dit nodig is in goed overleg met je leidinggevende en collega's!

2 Impact op je team en organisatie:

Een tweede indicator van het aanbrengen van prioriteiten en waar je aandacht in werk naartoe zou moeten gaan is nagaan in welke mate je taken die nog openstaan impact hebben op je team en de organisatie. Soms is het lastig inschatten welke taken de meeste impact hebben op je collega's of op de afdeling. Check dit daarom vooral ook bij collega's of je leidinggevende. Het is bijvoorbeeld helemaal niet gek om gewoon de vraag te stellen: "Wat heeft nu prio?" "Wat moet als eerste af?"

Actie: Bespreek met je teamleider of collega's welke projecten of taken het meest bijdragen aan de algehele doelstellingen van het team of de organisatie.

3 Deadline management:

Stel prioriteiten op basis van naderende deadlines. Misschien een open deur, maar deadlines moeten natuurlijk gehaald worden en staan daarmee vaak bovenaan het prioriteitenlijstje. Met name in inkoop zijn deadlines heilig. Collega's, externe leveranciers en ketenpartners rekenen erop dat afspraken worden nagekomen en deadlines worden gehaald. Het geeft vaak rust om, waar dit mogelijk is, ver voor deadlines uit te werken. Enerzijds omdat je dan voldoende tijd hebt om nog aanpassingen te doen mocht dit noodzakelijk zijn, anderzijds omdat je er achter zult komen dat het venijn in de staart zit. Puntjes op de i zetten is vaak tijdrovender dan je dacht, dan kun je maar beter op tijd zijn begonnen!

• Actie: Maak een overzicht van alle taken met bijbehorende deadlines en plan je tijd zodanig in dat je de deadlines haalt zonder onnodige stress.

4 Persoonlijke energie en productiviteit:

Tot slot is het goed om prioriteiten aan te brengen op basis van je eigen energieniveaus en productiviteitspieken. Wanneer werk jij het beste? Direct in de ochtend? Of juist einde dag? Zorg dat je die momenten bewaart voor de belangrijke of moeilijke taken. Soms is een deadline gewoon een deadline, en kun je hier niet altijd rekening mee houden. Ook dat hoort erbij. Maar hoe beter je wordt in plannen, hoe vaker het lukt je planning zo in te richten dat deze optimaal aansluit op jouw biologische klok, energiemomenten en concentratieboog.

• Actie: Identificeer je meest productieve uren gedurende de dag en plan taken die meer concentratie vereisen tijdens deze perioden.

Het succes van prioriteiten stellen ligt in het begrijpen van de context en de doelen. Regelmatige evaluatie van je taken en flexibiliteit bij het aanpassen van prioriteiten zijn belangrijke aspecten van effectief prioriteitenbeheer.